TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjä
Merikarhut - Sjöbjörnarna ry
Laivasillankatu 12
00140 Helsinki
+358-50-5127363, info@merikarhut.fi
Yhteyshenkilö
Heli Kaunisto
Laivasillankatu 12, 00140 HELSINKI
+358 50 512 7363, info@merikarhut.fi
Rekisterin nimi
Ilmari-ilmoittautumisjärjestelmä
Ilmoittautumisjärjestelmän toimittaja, joka toimii myös Henkilötietojen käsittelijänä:
Tietoverkko FI Oy (Y-tunnus 2030873-1)
Käyntiosoite: Strömbergintie 8 D, 00380 Helsinki
Puhelin: +358 050 570 9353
email: myynti@tietoverkko.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, jäsenyyden, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.
Rekisterissä käsiteltäviä ilmoittautumis-, tilaus-, osto- tai muita asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
Käsittelyä voidaan suorittaa joidenkin tapahtumien osalta myös Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteutumisen takaamiseksi. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät kyseessä olevaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista tai muuta tarkoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman, laskutuksen tms. mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan kun Rekisterinpitäjän määrittelemä edellä kuvatun tarpeen aiheuttama säilytysaika on kulunut.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän ilmoittautumislomakkeella tietonsa syöttäneitä tapahtumaan osallistujia, tilaajia, jäseniä tai muuten markkinointiluvan antaneita.
Rekisterissä voidaan käsitellä ilmoittautumislomakkeen käyttötarkoituksesta riippuen erilaisia osallistumisen, tilauksen, jäsenyyden tai laskutuksen hoitamiseksi tarpeellisia tietoja, muun muassa ilmoittautuneen etu- ja sukunimi ja yhteystiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja:
- sähköposti
- puhelinnumero
- osoite
- jäsennumero
- syntymäaika
- erikoisruokavalio
Säännönmukaiset tietolähteet
Ilmoittautujan ilmoittamat tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Ilmoittautumislomakkeen lähettäminen on SSL-suojattu. Ilmoittautumisjärjestelmän käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa.Tietoja säilytetään teknisesti hyvin suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
- pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle