TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä
Tampereen Navigaatioseura Ry
PL 23, 33211 Tampere
sihteeri@tampereennavigaatioseura.fi

Yhteyshenkilö
Rekisteriä hoitaa Tampereen Navigaatioseuran hallituksen nimeämä jäsensihteeri.
Sähköposti: jäsensihteeri@tampereennavigaatioseura.fi

Rekisterin nimi
Tampereen Navigaatioseuran jäsenrekisteri
Tampereen Navigaatioseuran kurssirekisteri
Tampereen Navigaatioseuran venerekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Henkilötietoja käsitellään Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, jäsenyyden, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä ilmoittautumis-, tilaus-, osto- tai muita asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.

Käsittelyä voidaan suorittaa joidenkin tapahtumien osalta myös Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteutumisen takaamiseksi. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät kyseessä olevaan ilmoittautumiseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista tai muuta tarkoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman, jäsenyyden, laskutuksen tms. mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan kun  Rekisterinpitäjän määrittelemä edellä kuvatun tarpeen aiheutama säilytysaika on kulunut.

Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän ilmoittautumislomakkeella tietonsa syöttäneitä tapahtumaan osallistujia, tilaajia, jäseniä tai muuten markkinointiluvan antaneita.

Rekisterissä voidaan käsitellä ilmottautumislomakkeen käyttötarkoituksesta riippuen erilaisia osallistumisen, tilauksen, jäsenyyden tai laskutuksen hoitamiseksi tarpeellisia tietoja, muun muassa ilmoittautuneen etu- ja sukunimi ja yhteystiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• Syntymäaika (henkilötunnusta ei kerätä ja tallenneta).
• Jäsenyyden alkamis- ja loppumisaika.
• Tiedot Suomen Navigaatioliiton merenkulkurssien (saaristo, rannikko ja avomerikurssit)
  sekä muiden Tampereen Navigaatioseuran järjestämien kurssien suorituksista.
• Tiedot seuran jäsenelle myöntämistä arvonimistä ja pätevyyksistä, toimikunnista sekä
  muista huomionosoituksista tai lahjoista.
• Tiedot suoritetuista jäsenmaksuista ja muista maksuista.
• Jos jäsenen vene on rekisteröity Tampereen Navigaatioseuran venerekisteriin,
  tallennetaan rekisteriin jäsenen veneen tiedot (Venerekisteri)
• Jäsenen seuralta vuokraaman laituripaikan tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet
Ilmoittautujan ilmoittamat tiedot sekä henkilön asioinnista ja kurssisuorituksista kerätyt tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan Suomen Navigaatioliittoon. Jos jäsenen vene on rekisteröity Tampereen Navigaatioseuran venerekisteriin, luovutetaan tietoja myös Suomen
purjehdus- ja veneilyliittoon. Yhdistyksen hallitus voi niin harkitessaan luovuttaa rekisterin tietoja (ei henkilötietoja) yhdistyksen tavoitteita tukeviin tarkoituksiin.
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmoittautumislomakkeen lähettäminen on SSL-suojattu.  Ilmoittautumisjärjestelmän käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa.Tietoja säilytetään teknisesti hyvin suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla  henkilöllä on oikeus muun muassa:

• pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin
• niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle